Privacybeleid
Om je hond te kunnen trimmen houdt Poot'ique een paar dingen over jou en over hem bij. Hieronder staat precies wat dat is, waarom het nodig is, hoe lang het blijft staan en wat je eraan kan doen. Er staat niets in deze tekst wat de software niet echt doet.
Laatst bijgewerkt op 8 augustus 2026.
Wie er verantwoordelijk is
Poot'ique, Bergstraat 35, 9700 Oudenaarde, met ondernemingsnummer BE 0715.602.355. Kim runt het salon alleen en beheert deze gegevens zelf.
Heb je een vraag over je gegevens, mail dan naar info@pootique.be of bel +32 497 49 40 36. Er is geen aparte functionaris voor gegevensbescherming, want daar is een salon van deze grootte niet toe verplicht.
Wat er bijgehouden wordt
Als je een afspraak aanvraagt
Bij een aanvraag via het boekscherm vul je zelf in: je naam, je telefoonnummer, eventueel je e-mailadres, de naam van je hond, zijn ras, de staat van zijn vacht, en het moment dat je gekozen hebt. Er is ook een vrij veld voor wat Kim moet weten. Wat je daarin typt, wordt letterlijk bewaard, dus zet er niet meer in dan nodig.
Daarnaast wordt genoteerd via welke weg je binnenkwam, bijvoorbeeld via een knop op deze site of via een campagnelink. Dat is een korte code, geen profiel.
Als je klant wordt
Uit een aanvraag ontstaat een klantenfiche en een hondenfiche. Op de fiche van je hond staan zijn ras, de lengte waarop hij geknipt wordt, wat je vraagt voor zijn vacht en de opmerkingen die tijdens een beurt opvallen, bijvoorbeeld een gevoelige plek of schrik van de tondeuse. Bij de afspraken zelf staan het moment, de duur, de prijs en of de beurt doorging.
Van elke beurt wordt bijgehouden wat er betaald is en op welke manier. Wie zonder verwittigen niet komt opdagen, krijgt dat op zijn fiche. Sta je op de wachtlijst, dan blijft die notitie staan tot je aan de beurt bent geweest.
Als je een bericht van ons krijgt
Van elke bevestiging en elke herinnering wordt bewaard naar welk adres of welk nummer die vertrok, of het gelukt is, en zo niet, welke foutmelding de verzender teruggaf. Dat is er zodat Kim kan nakijken waarom je iets niet ontvangen hebt. Wil je geen mail meer, dan kan dat aangevinkt worden en stopt het.
Als je vraagt om je toestel te onthouden
In het boekscherm kan je aangeven dat je toestel onthouden mag worden, zodat je niet elke keer alles opnieuw moet invullen. Er komt dan een willekeurig getal in je browser te staan. In de database staat daar alleen een onomkeerbare versleuteling van, en na twaalf maanden vervalt het vanzelf. Wat er precies gebeurt, staat op cookies en meting.
Als je gewoon deze site bekijkt
Voor elke pagina die je opvraagt ziet de server je IP-adres en het soort browser waarmee je surft. Dat hoort bij hoe het internet werkt en valt niet uit te zetten. Poot'ique gebruikt daarvan enkel geteld en samengevoegd hoeveel mensen welke pagina bekeken. Er wordt niets op je toestel gezet om je te herkennen, en die cijfers worden nooit aan een klantenfiche gekoppeld.
Waarom het mag
De wet vraagt voor elk gegeven een reden. Voor Poot'ique zijn dat er vier:
- Om je afspraak te kunnen uitvoeren. Zonder naam, nummer en gegevens over je hond kan er geen beurt ingepland of uitgevoerd worden.
- Omdat het moet. Betaal- en factuurgegevens houdt elke Belgische onderneming bij voor de boekhouding en de btw.
- Omdat het salon er belang bij heeft. Daaronder vallen de notities over je hond die de volgende beurt beter maken, en de rem die voorkomt dat iemand het boeksysteem volspamt.
- Omdat je het gevraagd hebt. Foto's van je hond en mails die geen bevestiging of herinnering zijn, gebeuren alleen met je toestemming, en die kan je op elk moment weer intrekken.
Foto's van je hond
Op de fiche van je hond staan twee losse vinkjes: één om een foto in het dossier te mogen zetten zodat Kim de vorige coupe kan terugzien, en één om een foto te mogen tonen op de website of op sociale media. Die twee staan bewust apart. Het eerste zeggen betekent niet dat je het tweede ook toestaat.
Beide staan standaard uit. Zeg je later dat een foto weg moet, dan wordt hij weggehaald, ook als hij al online stond.
Hoe lang het blijft staan
- Je klantenfiche en de fiche van je hond: zolang je klant bent, en daarna tot vijf jaar na je laatste beurt.
- Facturen en betaalgegevens: zeven jaar, want dat schrijft de boekhoudwetgeving voor.
- Verzonden bevestigingen en herinneringen: twaalf maanden.
- De code die je toestel onthoudt: twaalf maanden, of eerder als je in het boekscherm op afmelden klikt.
- Een aanmeldlink die je per mail krijgt: veertien dagen, en hij vervalt zodra je hem één keer gebruikt hebt.
- De rem tegen misbruik: die werkt met een onomkeerbare versleuteling van een IP-adres en gooit alles ouder dan een dag weg.
Vraag je vroeger om verwijdering, dan gebeurt dat, behalve voor wat wettelijk bijgehouden moet worden.
Wie het te zien krijgt
Kim, en wie in het salon meewerkt. Verder nog drie partijen, elk met één taak:
- Cloudflare draait de website en de database. De database is uitdrukkelijk in de Europese Unie aangemaakt en staat daar ook.
- Brevo verstuurt de bevestigings- en herinneringsmails en krijgt daarvoor je e-mailadres en de inhoud van dat bericht te zien.
- De boekhouder krijgt de facturen, zoals bij elke onderneming.
Krijg je een bericht via WhatsApp, dan heeft Kim dat zelf van haar eigen telefoon getypt of geplakt. De software maakt de tekst klaar en ziet niet wat er daarna mee gebeurt. Er loopt geen koppeling met WhatsApp.
Je gegevens worden niet verkocht en niet doorgegeven aan adverteerders. Er wordt geen enkele beslissing over jou automatisch genomen door een computer.
Hoe het beveiligd is
Alles gaat over een versleutelde verbinding. Het boeksysteem is afgeschermd met een aanmelding die alleen Kim heeft. De codes waarmee een toestel of een aanmeldlink herkend wordt, staan nooit als zichzelf in de database, alleen als een onomkeerbare versleuteling: wie de database zou zien, kan er niets mee.
Wat je zelf kan vragen
De wet geeft je een aantal rechten, en die gelden hier onverkort:
- Vragen welke gegevens er over jou bewaard worden en er een kopie van krijgen.
- Iets laten verbeteren dat niet klopt.
- Vragen om je gegevens te wissen.
- Vragen om het gebruik ervan tijdelijk stil te leggen.
- Je gegevens in een leesbaar bestand meekrijgen om ze elders te gebruiken.
- Bezwaar maken tegen een gebruik dat op ons eigen belang steunt.
- Een toestemming die je gaf weer intrekken, zonder dat je moet uitleggen waarom.
Stuur daarvoor een mail naar info@pootique.be. Je krijgt binnen de maand antwoord. Het kost je niets, tenzij iemand hetzelfde verzoek blijft herhalen.
Als je er niet uitkomt
Ben je niet tevreden over hoe je vraag behandeld werd, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via contact@apd-gba.be of via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Laat het gerust eerst weten aan Kim, dan wordt er meestal sneller iets aan gedaan.
Als deze tekst verandert
Verandert er iets aan wat er bijgehouden wordt, dan wordt deze pagina aangepast en schuift de datum bovenaan mee op. Gaat het om iets waarvoor je toestemming nodig is, dan wordt die apart gevraagd en niet stilzwijgend verondersteld.